[Lời giải Đề Án Môn Học] Lựa Chọn Cơ Cấu Tổ Chức Phù Hợp

Lời giải Đề Án Môn Học Viện Đại học Mở Hà Nội Hệ Từ Xa TOPICA – EHOU- CASE19- Lựa Chọn Cơ Cấu Tổ Chức Phù Hợp  – CASE STUDY 1

CHÚ Ý: Đây là lời giải Đề án Môn học mẫu Lựa Chọn Cơ Cấu Tổ Chức Phù Hợp –  Viện Đại học Mở Hà Nội Hệ Từ Xa  TOPICA – EHOU , các anh chị tham khảo cho bài làm của mình thôi nhé, Không nên sử dụng lại hoàn toàn lời giải,  tại vì cũng có nhiều người tải nên khả năng trùng lặp rất cao, đã có trường hợp bài bị loại ạ.

Để bài làm chất lượng nhất và không bị trùng lặp, các anh chị tham khảo dịch vụ của em qua bài viết:==>  Báo giá viết đề án môn học Topica – Ehou hoặc nhắn nhanh qua SDT/ZALO ==>  https://zalo.me/0917193864

1. Phân tích ưu nhược điểm của cơ cấu ban đầu tại Công ty này. Minh họa cơ cấu của công ty này bằng sơ đồ.

Trong nhiều năm công ty được tổ chức theo tuyến chức năng, các phó chủ tịch phụ trách tài chính, marketing, sản xuất, nhân sự, mua sắm, kỹ thuật và nghiên cứu phát triển. Trong cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng, các bộ phận quản lý cấp dưới nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng ban chức năng khác nhau. Đôi khi các mệnh lệnh này có thể trái ngược nhau hoặc mâu thuẫn với nhau gây khó khăn cho cấp thừa hành.

ứng đầu là chủ tịch, kế đến là các đơn vị quản trị riêng biệt như phó chủ tịch phụ trách tài chính, marketing, sản xuất, nhân sự, mua sắm, kỹ thuật và nghiên cứu phát triển. Các đơn vị này được giao nhiệm vụ quản trị chuyên sâu và chỉ thực hiện một chức năng quản trị duy nhất. Mỗi phòng ban quản lý trực tiếp các ba nhà máy, vì vậy được ra quyết định đến tất các nhà máy. Vậy các nhà máy phải tuân thủ sự chỉ đạo từ các phòng, thậm chí các chỉ đạo có thể là trái ngược nhau.

Ưu điểm

– Một là bộ máy tổ chức, phản ánh sự hợp lý của các chức năng từ nhà quản trị cấp cao là – giám đốc, đến nhà quản trị cấp trung là trưởng các phòng ban và quản trị cấp cơ sở là là nhân viên.

– Hai là nhiệm vụ được phân định rõ ràng, giám đốc là người có quyền quyết định tối cao, quản lý và giám sát trực tiếp các phòng ban. Dưới các phòng ban là ba nhà máy, mọi hoạt động của nhà máy chịu sự quản lý và kiểm soát từ cấp trên là toàn bộ các phòng ban. Cuối cùng là nhà quạn cấp cơ sở – nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp từ Trưởng các nhà máy.

– Ba là, tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa ngành nghề. Nghĩa là mỗi phòng chịu trách nhiệm về lĩnh vực mình đang phụ trách như phòng nhân sự phục trách tuyển dụng và chăm lo các phúc lợi cho công nhân viên. Phòng marketing phụ trách phát triển sản phẩm, phát thị trường và thực hiện quảng cáo,… Vì vậy, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng. Từ đó, giảm chi phí hoạt động và tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.

Nhược điểm

– Chỉ có cấp quản lý cao nhất có trách nhiệm về hiệu quả cuối cùng của toàn thể công ty. Điều này đã tạo nhiều áp lực cho nh quản tàrị cấp cao và cấp trung vì họ là người quan trọng trong việc ra quết định giải quyết vấn đề của công ty.

– Qua chuyên môn hóa và tạo ra cách nhìn quá hẹp với cán bộ chủ chốt. Vì vậy nhân tài không có cơ hội phát triển. Bên cạnh đó là hạn chế sự phát triển của người quản lý chung.

– Khó khăn nhất là gặp nhiều vấn đề tiêu cực khi cần có sự phối hợp giữa các chức năng. Mỗi phòng ban chưa thể hiện hết sự phối hợp nhịp nhàng với nhau, và chưa có sự hỗ trợ lẫn nhau. Vì vậy hoạt động rời rạc, các quyết định ban hành đôi khi có mâu thuẫn với nhau, gây khó khăn cho cấp trực thuộc.

2. Phân tích ưu nhược điểm của cơ cấu mà Công ty này thay đổi.

Trong quá trình hoạt động, chủ tịch nhận thấy cơ cấu tổ chức đã không còn thích hợp với những đòi hỏi của công ty nữa, không phù hợp với bản chất kinh doanh, đang bị xa rời do bị nước ngoài chỉ đạo và tỏ ra quá chú trọng đến những bức tường ngăn cản việc hợp tác có hiệu quả giữa các bộ phận chức năng về Marketing, sản xuất và kỹ thuật. Dường như có rất nhiều quyết định được ban ra ở cấp dưới chứ không phải từ văn phòng chủ tịch. Do đó, chủ tịch đã phân chia công ty thành 15 chi nhánh độc lập ở trong và ngoài nước, mỗi chi nhánh phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về lợi nhuận.

Cơ cấu tổ sau khi thay đổi tại công ty là theo tổ chức trực tuyến. Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.
Theo đó đứng đầu vẫn là giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các chi nhánh. Và bộ phận sản xuất chỉ chịu sự quản lý trực tiếp của chi nhánh mình, và không bị ảnh hưởng bởi quyết định của chi nhánh khác.

Ưu điểm

 Một là, cơ cấu tổ chức trực tuyến đảm bảo chế độ một thủ trưởng,

 Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp.

 Hai là chế độ trách nhiệm rõ ràng, cơ cấu trực tuyến luôn tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một nhà quản trị, bộ máy tổ chức công ty được xây dựng tương đối nhẹ nhàng, không cần phân ra nhiều cấp bậc, nên việc ra quyết định cũng nhanh hơn. Nhà quản trị là người duy nhất và cũng là cuối cùng cho việc ra quyết định, nên không có sự chồn chéo hay mâu thuẫn trong việc ra quyết định.

Nhược điểm

 Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện. Vì vai trò Chủ tịch là duy nhất, nên cần nhiều kỹ năng ở ông. Trước hết là phải có kiến thức toàn diện về mọi mặt như kinh doanh, kế toán, hành chánh.

 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ. Theo cơ cấu này thì cần nhiều nhà quản trị cấp dưới nên đã hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao, chuyên môn sâu.

 Bên cạnh đó việc phối hợp giữa các nhân viên khác phòng ban không được nhanh gọn, mà phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định. Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng. Qua đó nó vẫn chưa phù hợp với một công ty có quy mô lớn như công ty thiết bị kinh doanh X.

3. Vị chủ tịch đã sai lầm gì khi lập ra 15 chi nhánh độc lập?

Vị chủ tịch đã sai lầm khi phân chia công ty thành 15 chi nhánh độc lập ở trong và ngoài nước, mỗi chi nhánh phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về lợi nhuận. Vì ông nhận thấy rằng việc kiểm soát 15 chi nhánh này không được hiệu quả. Khi các chi nhánh có quyền quyết định độc lập, họ đã ra nhiều quyết định có những trùng lắp đáng kể trong chức năng mua sắm, nhân sự. Do số lượng chi nhánh khá nhiều, phân rãi ở các nước khá nhau, xa rời tầm kiểm soát chung của nhà quản trị, dẫn đến sự mất kiểm soát trầm trọng.

Từ việc chủ tịch cho phép mỗi chi nhánh phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về lợi nhuận, nên các chi nhánh đã tự quyết định việc thu chi, các phòng ban tự quyết khi phát sinh nhu cầu mua sắm. Vì vậy, xuất hiện những trùng lắp đáng kể trong chức năng mua sắm, nhân sự, người quản lý mỗi chi nhánh tiến hành hoạt động riêng của mình của mình mà không quan tâm gì đến chính sách và chiến lược của công ty. Qua đó cho thấy rõ rằng công ty đang phân rã thành một số phần độc lập với nhau, không còn kết nối với công ty mẹ, không tập chung vào mục tiêu của công ty.

Từ những bất cập thực tế của công ty X, cùng với sự chứng kiến một vài công ty lớn rơi vào tình thế khó khăn khi người quản lý một chi nhánh mà mắc sai lầm và chi nhánh đó phải chịu những thiệt hại lớn, Chủ tịch nhận ra rằng ông đã sai lầm trong việc phân quyền.

Do vậy, Chủ tịch đã thu hồi một số quyền hạn đã giao cho người quản lý chi nhánh và buộc họ phải có sự phê chuẩn của ban quản trị cao cấp nhất của công ty về những vấn đề quan trọng như: Chi tiêu bất kỳ khoản vốn nào quá 10.000 USD; Giới thiệu bất kỳ sản phẩm mới nào; Các chính sách và chiến lược Marketing và giá cả; Mở rộng xí nghiệp; Thay đổi trong chính sách nhân sự.

Lúc này dẫn đến việc các tổng quản lý chi nhánh không hài lòng khi chủ tịch bắt đầu lấy lại quyền tự quyết của họ. Các nhà quản trị ở chi nhánh đã công khai phàn nàn rằng việc phân quyền của chủ tịch là chưa hợp lý vì lúc cần thì phân quyền, sau lại tập quyền. Từ sai lầm ban đầu của chủ tịch đã dẫn đến những hệ lụy liên tiếp xảy ra sau đó. Lúc này chủ tịch đã thật sự lo sợ mất địa vị của mình ở công ty, vì mọi người đều trở nên không phục ông.

Phân quyền là một nghệ thuật hơn là một khoa học. Chủ tịch trước khi phân quyền cần phải hiểu rất rõ về năng lực cũng như tâm lý và động lực làm việc của người được phân quyền. Chủ tịch chia công ty thành 15 chi nhánh với mục đích phân rõ chức năng nhiệm vụ của từng chi nhánh; Xác lập quyền hạn, trách nhiệm đối với từng công việc quan trọng; và nhằm thử thách năng lực trong trường hợp đào tạo và đánh giá nhân sự. Đây là công việc phức tạp đòi hỏi nhà quản trị cần có tầm bao quất và kiểm soát tốt.

4. Vị chủ tịch lấy lại sự kiểm soát là đúng hay sai (phân tích rõ 5 ý trên)?

Trước những bất cập trên, cho thấy việc lấy lại quyền kiểm soát của chủ tịch là đúng. Ông ta đã thu hồi một số quyền hạn đã giao cho người quản lý chi nhánh và buộc họ phải có sự phê chuẩn của ban quản trị cao cấp nhất của công ty về những vấn đề quan trọng như: (1) Chi tiêu bất kỳ khoản vốn nào quá 10.000 USD; (2) Giới thiệu bất kỳ sản phảm mới nào; (3) Các chính sách và chiến lược Marketing và giá cả; (4) Mở rộng xí nghiệp; (5) Thay đổi trong chính sách nhân sự.

Để kiểm soát chi tiêu của các chi nhánh chủ tịch đã quy định “chi tiêu bất kỳ khoản vốn nào quá 10.000 USD” cần có sự phể chuẩn của ban quản trị cao cấp nhất của công ty là ông. Qua đó, chủ tịch cũng có cơ hội kiểm soát lại các vấn đề tài chính của công ty, tránh việc cấp dưới lạm dụng quyền trong việc chi tiêu và gây thất thoát cho công ty.
Để kiểm soát chất lượng và mẫu mã sản phẩm cũng như chiến lược Marketing, Chủ tịch quy định “Các chính sách và chiến lược Marketing và giá cả” và “Giới thiệu bất kỳ sản phảm mới nào” cũng phải có sự phê duyệt của ông. Như đã giới thiệu,công ty thiết bị Kinh doanh X nhờ các sản phẩm mới tuyệt vời, chương trình marketing đầy sáng tạo, dịch vụ khách hàng trong công ty hoàn hảo, giúp công ty đã nổi lên như một người đi đầu trong lĩnh vực này, với doanh số bán trên 1 tỷ USD hàng năm, suất tăng lợi nhuận cao và giá cổ phiếu liên tục tăng lên.

ó là những điểm mạnh của công ty mà Chủ tịch không muốn bị đánh mất bởi cấp dưới của mình. Chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng giữ chân khách hàng ở lại với công ty. Chất lượng tốt sẽ tạo nên uy tín lớn và giúp công ty được nhận dạng thương hiệu trong lòng khách hàng. Bên cạnh đó, chiến lược Marketing đóng vai trò quan trọng đưa hình ảnh, sản phẩm công ty đến với khách hàng. Vậy nếu chủ tịch không kiểm soát hoạt động này ông lo rằng sẽ không đạt hiệu quả cao và tốn kém chi phí. Từ đó kế hoạch phát triển của công ty bị trùng bước. Cuối cùng là yếu tố giá, đây là yếu tố nhạy cảm ảnh hưởng đến quyết định mua của khách, vì vậy tùy theo tình hình thực tế mà Chủ tịch sẽ sử dụng các chiến lược giá cao, giá hớt ván,… để thống lĩnh thị trường.

Ông cũng đi sát sâu vào quản lý chi nhánh ở tầm rộng, vì vậy khi “Mở rộng xí nghiệp” phải có sự phê chuẩn của ông. Việc mở rộng xí nghiệp đòi hỏi công ty phải có nguồn tài chính đồi dào, và có muc tiêu chính đáng. Việc mở rộng mà không có kế hoạch, chưa chuẩn bị kịp tài chính sẽ dẫn đến bị động về nguồn vốn kinh doanh, dễ gây ra phá sản cho doanh nghiệp.

Quản trị nhân sự cũng là một yếu tố quan trọng, vì yếu tố con người sẽ quyết định sự thành bại của công ty. Do đó mỗi khi chi nhánh có “Thay đổi trong chính sách nhân sự” cũng phải có sự phê duyệt của Chủ tịch. Từ những sai làm của ông nên ông nhận thức rằng quản trị con người là một chức năng mà nhà quản trị phải làm tốt, nếu không sẽ lại tái phạm sai lầm.

admin